Diagnóstico e Audit. Institucional

Relatório de Diagnóstico e Audiroria Institucional

O presente relatório contempla os resultados da auscultação dos organismos da Administração Pública Central (à excepção dos serviços desconcentrados), os Institutos Públicos, os Serviços Autónomos e os Fundos Autónomos, no que concerne:

O espaço de intervenção dos organismos públicos,
O modo de actuação em torno do ciclo de gestão das políticas públicas e
Os recursos afectos ao desempenho organizacional e à prossecução das missões.
Em específico, este estudo permite dar a conhecer:
A redundância na actuação dos diferentes organismos relacionados com os objectos de intervenção (Áreas de Intervenção e Actividades), com os modos de intervenção (formulação de políticas, planeamento, regulamentação, operação e avaliação) e com os âmbitos de actuação (p.e. organismo, ministério, administração pública ou sociedade);
A dispersão de objectos de intervenção por ministério e organismo;
A afectação de recursos humanos por objecto de intervenção, organismo e ministério; Os recursos tecnológicos;
As aplicações informáticas afectas à actividade;
Os contratos vigentes;
As instalações ocupadas;
A conformidade legal das estruturas orgânicas, tendo como quadro de referência o estipulado na legislação sobre estruturação interna dos serviços (Decreto-lei nº 44/2004, de 2 de Novembro) e sobre os serviços autónomos (Lei 96/V/99, de 22 de Março).

Faz, assim, parte integrante deste estudo o relatório apresentado em Janeiro de 2007 sobre a caracttrização das estruturas da administração directa e indirecta do Estado, que identifica de uma forma sistemática as situações que possam pôr em dúvida não só o cumprimento da legislação como também o grau de eficiência e eficácia de algumas estruturas da administração directa e indirecta do Estado, e mesmo a sua pertinência do ponto de vista administrativo e organizacional.

Inquérito e Auditoria Institucional resultou na concretização de inquérito e de uma auditoria institucional, realizada on-line a 114 organismos da Administração Central, com o objectivo de apurar o nível da dispersão e das redundâncias de funções na Administração Pública, bem como fixar os modelos funcionais e os sistemas de informação.

O relatório de Diagnóstico e Auditoria Institucional resultou nos seguintes sub produtos:

Relatório de dispersão das funções substantivas e instrumentais (objectos de intervenções). Relatório de redundância das funções no ciclo de gestão (segregação das intervenções). Relatório sobre os problemas tecnicidade que constatou baixo índice de utilização dos Recursos Humanos e a imensa falta de gestão na Administração Pública.

Relatórios sobre gestão dos contratos de bens e serviços e de instalações dos serviços da Estado.
Realização de acções imediatas de pequenos ganhos da reforma (quick win) nos institutos públicos sujeitos á captação da UNICV (INAG, INDP, INIDA e INERF),
Apresentação de um modelo para racionalização do planeamento, coordenação e reforço da operação das funções inspectivas e do modelo de unidade de coordenação dos serviços desconcentrados do estado.
Definição dos modelos de negócio dos vários sistemas funcionais.
Propostas da macro – estruturas segundo os modelos definidos.

Desenvolvido de encontros de trabalho com todos os sectores (área economia, área social, área de soberania) para a discussão e validação definitiva dos modelos de macro – estruturas e os princípios de redesenho orgânico, nomeadamente:

- Fixação dos modelos de sistema de informação de interesse sectorial;
- Fixação dos órgãos de governança do sistema (conselhos consultivos dos parceiros) e do ministério (conselho de gestão interna);
- Uniformização dos centros estratégicos e logísticos (DGPOG´s - organização interna dos serviços de estudo, planeamento, cooperação e a lógica dos serviços partilhados por vários ministérios e sua adequação aos fluxos do Sistema Nacional de Planeamento e de execução orçamental);
- Fixação dos centros operacionais (fusão, criação ou externalização de serviços centrais ou autónomos) e/ou reorientação das missões;
- Revisão dos níveis das Direcções (Níveis IV, V e VI) e a Proposta da Criação das Direcções Nacionais;
- Definição do nº de direcções de serviço e/ou equipas de trabalho (Plafonds); Implicação na gestão dos serviços desconcentrados sob alçada das unidades de coordenação dos serviços desconcentrados;
- Implicação da criação da IGE nos ministérios com inspecções já consolidadas ou por consolidar.